De structuur van de VvE: hoe is een VvE opgebouwd

De Vereniging van eigenaars is een bekend begrip, maar wat is nu de structuur van de VvE? Hoe zit een VvE in elkaar? Wat is de vergadering van eigenaars en wat is het bestuur?

Een Vereniging van Eigenaars (VvE) bestaat uit twee organen: de vergadering van eigenaars en het bestuur. Daarnaast heeft een VvE een kascommissie en kan een VvE ervoor kiezen een beheerder in te schakelen. Wat zijn hun taken?

Vergadering van eigenaars

De vergadering van eigenaars is het hoogste orgaan binnen de VvE en neemt belangrijke beslissingen. Bijvoorbeeld over de hoogte van de maandelijkse bijdragen en over het gebruik van de gemeenschappelijke ruimtes in het appartementencomplex.

De “vergadering van eigenaars” is een begrip. Er wordt zowel het orgaan als de bijeenkomst zelf bedoeld. In beginsel hebben alle appartementseigenaren toegang tot de vergadering. In de splitsingsakte of Akte van splitsing staat vermeld hoeveel stemmen iedere eigenaar kan uitbrengen. Tegenwoordig is de notaris verplicht in de akte te vermelden op welke basis de stemmen zijn toegekend. Vaak is het zo: hoe groter een appartement, hoe meer stemmen de eigenaar daarvan heeft. Het aantal hoofden is dus niet per se het aantal stemmen.

Eigenaars kunnen zich bij machtiging laten vertegenwoordigen op de vergadering door een andere persoon.

Besluiten

Zoals gesteld neemt de vergadering van eigenaars besluiten. Gewone besluiten mogen vaak genomen worden genomen op basis van een meerderheid van de stemmen (de helft plus 1). In sommige gevallen moet dit een gekwalificeerde meerderheid zijn, bijvoorbeeld bij het besluit om een nieuwe installatie aan te brengen. Een voorbeeld van een gekwalificeerde meerderheid is dat tenminste twee derde van het totaal aantal stemmen bij de vergadering aanwezig moet zijn. Het besluit moet dan weer door tenminste twee derde van de stemmen worden gesteund om rechtsgeldig te zijn.

Dit is slechts een voorbeeld, want er zijn ook VvE’s waar de gekwalificeerde meerderheid 3/4e van 2/3e is etc.

In de akte van splitsing van de VvE staat in meerdere artikelen vermeld welke besluiten met gewone meerderheid genomen kunnen worden en welke besluiten met een gekwalificeerde meerderheid genomen dienen te worden. En natuurlijk wat die gekwalificeerde meerderheid dan is.

Voorzitter vergadering van eigenaars

Zoals bij elke vergadering gewenst, wordt ook de vergadering van eigenaars geleid door een voorzitter. Deze voorzitter leidt de vergadering van eigenaars en wordt door de VvE-leden aangewezen. De voorzitter van de vergadering van eigenaars kan iedereen zijn, mits gekozen door de vergadering van eigenaars bij aanvang van de vergadering.

Een veel voorkomend misverstand is dat men denkt dat er een voorzitter van de VvE bestaat. Dat is niet zo. De VvE kent 2 voorzitters: de voorzitter van de vergadering en de voorzitter van het bestuur. In de praktijk gebeurd het regelmatig dat de laatstgenoemde ook de voorzitter is van de vergadering, maar dat is niet vanzelfsprekend.

Bestuur van de VvE

Naast de vergadering van eigenaars heeft een VvE dus ook een bestuur. Dat bestuur wordt gekozen door de vergadering en ontleend zijn bevoegdheid aan de wet, de splitsingsakte, het splitsingsreglement en de besluiten van de vergadering van eigenaars.

Het bestuur dient te bestaan uit een oneven aantal personen, al dan niet zijnde eigenaren binnen de VvE. Het bestuur mag onderling de taken verdelen, maar er moet in ieder geval een voorzitter, een penningmeester en een secretaris zijn.

Een bestuur kan op elk moment door de vergadering van eigenaars uit de functie ontheven worden.

Wat zijn zoal de taken van een bestuur van de VvE

De taken van het bestuur zijn bijvoorbeeld:

• Opstellen van de begroting voor het nieuwe boekjaar
• Vastleggen en incasseren van de maandelijkse bijdragen
• Beheer van de financiën van de VvE
• Het goed scheiden van gemeenschappelijke en individuele kosten
• Opstellen van de jaarstukken na afloop van het boekjaar
• Afsluiten van voorgeschreven verzekeringen, zoals de opstalverzekering
• Bijhouden van de ledenadministratie
• Voorleggen van adviezen aan de vergadering van eigenaars inzake het onderhoud van de gemeenschappelijke ruimtes en zaken
• Het afsluiten van onderhoudscontracten.
• Uitvoeren van vergaderbesluiten die de vergadering van eigenaars heeft genomen
• Het uitschrijven van vergaderingen etc

De kascommissie

De kascommissie van een VvE onderzoekt het hele financiële beheer van een VvE, inclusief het financiële beleid van het bestuur. Zo controleert ze de jaarrekening die door het bestuur is opgesteld. De kascommissie valt onder de verantwoordelijkheid van de vergadering van eigenaars en het bestuur van de VvE. Dus als de kascommissie haar werk niet goed doet, zijn de vergadering en het bestuur verantwoordelijk en aansprakelijk.

Het bestuur moet gevraagde informatie verstrekken aan de kascommissie en inzage geven in de administratie. Hierna geeft de commissie advies aan de vergadering van eigenaars om wel of geen goedkeuring te geven aan het bestuur voor het gevoerde financiële beleid.

Daarnaast dient de vergadering het bestuur zogeheten “decharge” te verlenen voor het gevoerde financiële en administratieve beleid. Dat verlenen van decharge resulteert in ontslag van aansprakelijkheid van de bestuurder voor al zijn handelen.

VvE beheer

De vergadering van eigenaars kan besluiten om alle taken of een gedeelte daarvan aan een beheerder of beheerderskantoor uit te besteden.

Met deze tips vind je een goede beheerder:

• Onderzoek welke beheerders er werkzaam zijn in jouw regio.
• Vraag aan andere VvE’s of zij een kantoor aanraden.
• Bekijk de website van de beheerder. Is de informatie hierop heel gebrekkig, dan is de kans groot dat de beheerder weinig kennis van VvE’s heeft.
• Stel vast welke diensten je nodig hebt.
• Vraag vrijblijvende offertes op en bekijk of de offertes toegespitst zijn op jouw situatie.
• Ga bij de beheerder van je voorkeur langs om een beter beeld te krijgen van de organisatie. Het gaat er uiteindelijk om dat je èn een goed gevoel hebt, èn weet dat anderen tevreden zijn.

Zit je in een VvE van 30 appartementsrechten of meer, en ben je geïnteresseerd wat ALPHAZ VvE Beheer voor jouw VvE kan betekenen?

Klik dan hier en vraag vrijblijvend een gesprek of offerte aan!